A funzione di Mail Blend de Microsoft permette di mandà u stessu documentu cù pocu cambiamenti à un gran numaru di ricivienti. U termu "merge" vene da u fattu chì un documentu (una lettera, per esempiu) hè unificatu cun un documentu d' origine di dati , cum'è una spregla .
A funzzione di messa à u messagiu di a parolla faci manca incù u dati di Excel. Mentre a Parola ancu permette di creà a so propria fonte di dati, l'opcions per utilizà sti ditti sò limitati. In più, si avete digià a vostra dati à una spregla, ùn faci micca sensu per ripercute tuttu l'infurmazioni in l'infurmazione di u Word.
Preparazione di i vostri dati per Merge di Mail
In teorica, pudete aduprà a spiaggia di Excel in un funziunamentu di Word merge senza preparazione speciale. Tuttavia, hè cunsigliu chì pigliate un pezzu per preparà a vostra chjave per ottimisimu u prucessu di cunghjlu di cunnessione .
Eccu uni pochi guidari à observà quandu avete aiutu à fà u prucessu di cunfurranza di messa in modu più veloce.
Organizzà e vostre calculette
À u risicu di esse l'evidentu, i vostri dati ùn devenu esse pulitamente pulcuti è colonne. Pensate di ogni fila per una sola copia è di ogni culonariu cum'è un campu chì vo pudete inserisce in u vostru documentu. (Vede u tutale di tutte data di Excel si avete bisognu di più).
Cree una fila di struttura
Cree una fila di creazione per a scheda chì voi fà utilizà pè u frenu di e mail. A fila di a cabina hè una fila chì cuntenenu e rettichichi chì identificanu e dati in i celi sottu. L'Excel pò esse finicky occasione per diferenze trà e dati è e richiülli, perchè chjelle cusì chjamatu cù testu inghjustu, cunfini di cellula è umbrella di cumbattiti chì sò uniche di a fila di creazione. Questu serà assicurà l'Excel l'distinguisci da u restu di i vostri dati.
Dopu dopu chì fate a data cù u ducumentu principali, l'etichettete cumpariscenu cum'è i nomi di i terreni d'aghjunghje, perchè ùn ci seranu micca cunfusioni per quale cose infurmati in u vostru ducumentu. Inoltre, hè una pratica bona di rinsignà e vostre columone, perchè aiuta per impedisce l'errore statunitariu.
Allora Tutti Dati nantu à una Spartita Unica
A dati chì pensa à aduprà per a messa à u messe sò in una carta. Se se si sparse in folli varietiche, avete bisognu à unificà a foglia o cumerciute multiple mail fusioni. Inoltre, assicuratevi chì a chjera sò chjamati chjaramente , cumu avete bisognu di esse chjappu per selezziunà a qualità chì pensa à utilizà senza vede.
Associazione di una Fonte di Data in un Mail Blend
U passu prossimu in u prucessu di cunghjlu di cunghjuntura hè di associà a vostra schesa di spreadshepleta cun u vostru documento di Word.
- In a buttula di sterianu Mail Merge, fate clic à u buttone Open Source Data .
- In u Casu di dialogu di Uttenuta Data Source, navigate through the folders finu à truvà u vostru librettariu di Excel. Se ùn pudete truvà u vostru còdice Excel, fate da sicuru "Tutti i fonti di dati" hè sceltu in u menù pettine cum'è "Fiche di tipu".
- Fà cliccellu nantu à u vostru foncaghju di u fonte, o selezziunate è fate cliccate.
- In a casella di dialogu Selezziunà Table, sceglite a chjesa d'Excel chì cuntene a dati chì vulete unificà cù u vostru documentu.
- Assicuratevi chì a casella chjave "A prima fila di dati cuntene e corsi di a struttura" hè virsata.
- Cliccate Eccu .
Avà chì a fonti di dati hè statu assuciatu cù u documentu principali, pudete cumenciu introducenu testu è / o editendu u vostru ducumentu Word. Ùn pudete micca, però, fà cambiamenti à a vostra fonti di dati in Excel; Sè avete bisognu di fà cambiamenti à e dati, deve cercà el documentu primu in Word prima di pudè apertura l'uperazione di dati in Excel.
Puderà inserisce campi di merge in u vostru documentu hè sèmplice scegliendu stu passaggiu:
- Cliccate u Tempiu Merge Field in u Messenger à a cunfigurazione. U dialogu di Chjave Inseritu Chjesa aghjusta.
- Rilevemu u nome di u campu chì vulete insertà da a lista è cliccate Insert .
- A casella sarà apartu, chì permette di inserisce più campi. Se inserisci più di un campo in successione, Word ùn hà micca aghjuntu automaticamente spaziu trà i campi in u vostru documentu; Avete bisognu di fà questu quì stessu dopu chì cercate u dialogu. In u vostru documentu pudete vede u nome di u campu circondatu da e dùi frechi.
- Quandu avete fattu, fate clic Aggiunga .
Inserting Address Blocks and Greetings-Utilizà cun cura
Microsoft hà aghjustatu pocu una funziunalità di cumunicazione chì permette di insertà i bloculi d'indirizzu è i saluti. Cliccate u buttone rispettariu nantu à a toolbar, a Parolla permette di inserisce parechji campi à una volta, disposti in variations cumuni.
U buttone di bluccatu di indirizzu insertu hè quellu à a manca; a salute di salute hè nantu à diritta.
In più, quandu clicate nantu à u botulariu, Verbu descrizanu un dialogu chì dà un occasione nantu à quali campi avete dumandatu inseritu, cumu avete vugliutu ch'elli sianu disposti, quella punctuazione per includinu è altri. Mentre chì questu hè sensu simplicemente, è hè se u vostru usu di una fonti di dati creatu in Word-pò esse cunfondenu se chjode una chjave d'Excel.
Ricurdàte quandu a ricunniscenza à annunzià a retazione di a cima in a vostra ricerca in pagina 1 di questu articulu? Eppuru, se unu nome per un campu qualcosa chì u Parole usa com'è nome di campu per dati similari, Word poteranu cunnessione cù e campi incorrectly.
Hè ciò chì significheghju hè se utilizate l' embiu di interlezione o inserisci i buttone di salute , i dati puderebbenu esse finiti in un ordine diversu chè avete specifiziu, solu perchè l'etichetti ùn anu micca truvatu. Fortunatamente, Microsoft hà anticipatu questu è hà custruitu in una funziona di Match Fields chì permette di cunnessione cù i vostri nomi di campu à quelli Parolle usa in i blocchi.
Usendu Fields di cunnessu à Cuntattu correlati o Setti di u Campu
Per fassi campi, seguità ste passi:
- Cliccate nantu à u Partite Campi in u Toolbar.
- In u box di dialogu Campu di Match, vi vede una lista di i nomi di u campu di a parolla à u left. A manu dritta di a casella, puderete vede una colonna di i casella spartera. U nomu in questa casella di ghiacciata hè u campu chì a Parola hè utilizzatu per ogni settore campu in u blocu d'indirizzu o u filu di u salutu. Per fà qualsiasi mudìfiche, simule selezziunate u nome di campu da u cartulare.
- Quandu hà fattu fattu cambiamenti, fate cliccà.
Pudete ancu avè alcun vultà à u box di dialogu Campatu di settimana facendu clichendu u palcu di Campi di Match Field à u fondu di u Quadru di l'Adressu Indirizzu o Greeting Line, chì parevanu quandu clicate in u buttone di a stantutulare rispettate.
Visualizendu i Documents di Merge Mail
Prima di vede è avvisà è stampate i vostri documenti cunfurmati, una nota di furmatu: Quandu inserisci merge fields in un documentu, Word ùn porta micca u furmatu di a dati da a fonte di dati.
Appattite Formatatu Speciale da Spreadsheet d'origine
Se vulete appricà un furmatu speciale, cum'è itàliche, attraversu o sottuvignate, avete da fà in Word. Se vi vede u ducumentu cù i campi, deve selezziunate i dùi frecce in ogni uitu di u campu à quale vulete dumandà u formatting. Se vi vede a fusiona di u documenti in u documentu, simpate solu u testu chì vulete cambià.
Ricurdativi chì qualsiasi cambiassi portanu in tutta tutti i ducumenti fusionati, nò micca solu l'individuu.
Avvisu di i ducumenti Fergusie
Per vedevià i vostri documenti fusionati, fate clicate u buttone Venerdì Data Fergu in the Mailbarge toolbar. U buttone hè cum'è un cambiamentu di cambiamentu, perchè si vulete retrocede à visualizà quì i campi è micca a dati chì cuntenenu, fate cliccà novu.
Pudete navigà per e fugliale nantu à u cartulare cù i buttuni di navigazione nantu à a mailing toolbar di Mail Blend. Sò da, da manca à diritta: First Record , precedente Record , Go to Record , Next Record , Last Record .
Antes de fusionar a vostri documenti, avà avvisà avà davanti à tutti, o quantità chì pudete verificà chì tuttu s'hè fusionu correctament. Paga attentione particularmente à e cose cumu a punctuazione è spazjantu circa li data cunfermati.
Finalizà u vostru Docu di Merge Mail
Quandu si hè prestu à unificà i vostri documenti, tenete dui scelte.
Merge à u Printer
U primu hè di fundà à l'impresora. Se sceglite din optione, i ducumenti seranu mandati à l'impresora senza mudificazione. Pudete incodà à l'impresora stampate u clicchendu u buttone di a buttrega di a buttula Toolbar.
Merge in un novu Documentu
Sì bisognu di persunalizà parechje o di tutti i documenti (anche, avete sanu sanu per aghjunghje un campu di nota in l'infurmazioni di l'infurmazioni per l'accessorii persunalizati), o fate qualsiasi altre cambiu prima di stampà, pudete combine à un novu documentu; Sè ungechjite à un novu documentu, u messagiu à cumprà u ducumentu principaru è a fonte di dati sete stati intactu, ma avete avè un secondu file chì cuntene i fugliali.
Per fà quì, fate solu cliccate in a buttula di a buttrega di a buttula di Fuggeru à Novu Documentu .
Qualessu modu chì sceglite, vi serà presentatu cun dialogu induve vi puderete dì à a Parola per unificà tutti i registri, u registratu corrente, o un arbre di registri.
Cliccate u buttone di opzione vicinu à a vostra scelta vuglietta è cliccate cliccate.
Se vulete aghjustà un intervalu, avete bisognu di mette in u numme iniziale è u numaru finali per i registri chì vo vulete includinu in a fusione prima di cliccà cliccate.
Se elencu per imprettà i documenti, dopu chì a caixa di dialoge venga, serà prisentatu cù u dialogu di Stampa. Puderete interagisce cù ellu ciò chì avete da alcuni altre documentu.