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Excel Data Entry Overview
Questu tutoriale cume parechji di e duminii funnamintali è DON'Ts de l' infurmazioni di dati in programmi di spreadsheet cum'è Excel, Spreadsheets Google, è Open Office Calc.
Intruduce a dritta in modu cusì u primu tempu pudete evitari prublemi dopu, è facenu più faciule d'utilizà un numeru di e funzioni è funzioni d'Excel cum'è formuli è charts.
I DOS è DON'T sò:
- Pianu u vostru spregliu
- Ùn lasciate micca e fogli di bandei o Colunelli Quandu Inserisci Date Related Data
- Fate sparghje è salvi in dui posti
- Ùn aduprate micca Numbers as Headings di a Colonna è ùn anu micca include Unità cù Data
- Ùn utilizate Cell References e Ranged Nomi in Fórmula
- Ùn isciute micca e Cells chì cuntenenu Fettuli Unlocked
- Do Sort Your Data
Pianu u vostru Spreadsheet
Quandu vene à cresce e dati in Excel, hè una bona idea di fà un pocu di planificazione prima di cumincià à scrive.
Sapemu chì u funziunamentu sarà adupratu, e dati chì cuntenenu, è chì serà fatti cù questa dati puderia influenzia grandamente à a distazione finali di u worksheet.
A pianificazione di scrive poti guasà u tempu dopu, se a spregla deve esse reorganizzata per fà più efficacive è più faciule cun u travagliu.
Punti per cunsiderà
- Chì ghjè u scopu di a spregla?
- Quantu data a cuntaminazione banche?
- Ci sò charts necessale?
- Serà stampata a stampa?
Chì hè u Purpose di a Spreadsheet?
- U scopu di a spreadshete hà da aiutà à determinà a situazione di dati, cum'è l'infurmazioni più impurtanti deve esse visibili è faciule accessibile.
- Chì ci vole u calculu? I càlculi accettanu chì formule è funzioni hè necessariu è induve sò situati.
Quantu Data Quandu a Spreadsheet Sono?
A quantità di dati chì a spreadsheet accunsentarà iniziale è quantu serà aghjuntu dopu prumove a quantità di stampati.
- Ùn sparghji i vostri dati forse troppu in quantu pò fà infurmazioni informati per esibitu è i calculi spanning multiple venecioli o travaglisi pò principià per affucà u performance di l'Excel.
- Per e scrittivi maiò, pò ancu utile a visualizazioni di colossi di tutte e grande chjaru in l'intesta di a città, invece di furzà l'utilizatori per scrive à u fondu di u worksheet per vede l'informazioni.
Ci sò Charts Needed?
Se tutte o parte di e dati sia esse spustatu in un chjave o charts, puderia influene à a pagine d'informazione,
- Sicondu u tipu di carta, i dati pò esse aggiudate di manera diversa - cumu utilizanu un area di sommu per i pie chartu.
- Per i grandi spreadsheets, i cartarii pò esse traslatu à pagine per separà per favurà l'aglomerazione
Serà stampata a Spreadsheet?
Quante sia dispunibuli infurmatu pò esse affettatu tuttu o qualchì parechji di dati sanu stampati, secondu se chjamatu retore o paisanu hè sceltu è u numeru di foglie necessarisi.
- Se si tratta à u ritrattu nantu à carta di dimensione normale di carta (8 1/2 X 11), cunsiderà a mette a maghjina di a data in rivolgi sottu uni pochi di culonni, perchè tutti i tagliuli sò visibili in una carta.
- Si ci vole ogni numeru manca, ne pensate a pagina di stampazione di e colonna in a cima di ogni pàgina per fà lettura di a dati più faciule.
- Sì assai columni di dati anu bisognu di stampà, u mudellu di paisanu puderia guardà tutte e cose in una pagina. À novu, si ci sò chjappi bastani, imprime a capitale di a città in u cima di ogni pàgina.
- Se charts sò stampati, trasfurmà a un lampe separatu pò simplificà a cumpagnia.
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Ùn lasciate micca Cunsigliu in boccu o Colonnii in Dati Relatati
Li deixe le fili in bocca o culonnii in tabelli di dati o raghji di dati anali ponu esse difficili difficili d'utilizà un numeru di e funzioni di Excel, cum'è charts, pivot tables, e certe funzioni.
Ancu i celi in biancu in una fila o cullizzioni chì cuntenenu e dati pò causate prublemi cum'è mostranu in l'imagine quì sopra.
L'absenza di spazi vazio hè dinò facilità à l'Excel per detectar e selezziunate tutti i dati rilativi in un intervallu in casu funziunalità chjamate l'aghjustà , u filtru o l' AutoSum sò usati.
Invece di abbandunate fillei veschi o colonnes, utilice e fruntiere o furmate e rùbbriche è marcate stampettichjamenti in oghje è sottucattine per pudè diventerà e dati è facenu più fàciule di leghje.
Intécrire i vostri dati à a culleghja quandu puderete.
- Quandu si stalla u vostru spregla, fate un encore descriptivu à a cima di a prima colonna di a tavula cù a dati avanti.
- Se ci hè più di una seria di dati, ritendu un anu dopu l'altru in culonni (left to right) cù u titulu per ogni serie di dati à a cima.
Aduprà micca infurmati in a sorta
Mentri mantene a dati ligati hè impurtante, à u stessu tempu, pò esse utili per mantene fora di sie di furmazione indipendenti.
Questi partiri pirsunali o fila entre distrette bandi di dati o altra dati nantu à a caratteristica torna fà più fàciule per esegule per eseguisce correctamente e selezziunate sculi rilativi o tagliuli di data.
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Do Save Frequently
L'impurtanza di salvà u vostru travagliu spessu ùn ponu esse elversati - o diticciate troppu spessu.
Di sicuru, sè vo pudete utilizà una spregla basta à a rete di lingua - cum'è Google Spreadsheets o Excel Online - u salvamentu ùn hè micca un prublema, postu chì nè u prugramma hà una opción di salvezza, ma invece, travaglia cun una funzione auto-salvata.
Per i programmi basati in scrittura per esempiu, doppu dui o trè cambiamenti - s'ellu ci aghjunghjenu dades, facenu un mudellu di furmatu, o ingressu una formula - salvà a scheda.
Sè chì pari troppu, salvu almenu ogni dui o trè minuti.
Ancu l'estabilizazione di l'ordinateur è u prugramma informaticu hà perfeccionatu drasticamenti annantu à l'ultimi anni, u software still crashes, u parcorsu di a putenza ùn sia accadutu, è l'altri populi anu vittutu annantu à u vostru cordugheru è u pull it out of the wall socket.
E quandu a succede, a perdita di qualchì magnitudine di dati - grande o chjuchissima - accummenta a vostra dumanda di travagliu cumu pruvate di ricustruisce ciò chì avete fattu.
L'Excel hè un caratteru favuritu auto , chì normalment hè boni boni, ma ùn deve esse inviditu. Fate in l'abitudine di guadagnà i vostri vostri dati cun forse sparse.
Attributu à Saving
Saving does not have to be a task of moving the mouse to the ribbon and clicking on icons, accustà in l'abitudine di salvà aduprendu a combinazione di lettite di teclica di:
Ctrl + S
Fate guardà in dui posti
Un altru aspettu di l'eccitu chì ùn si pò esse inescuvatu hè l'impurtanza di salvà a vostra dati in dui posti diffirenti.
A seconda locu hè, per suprattuttu, una copia di salvezza, è hè statu dettu assai volte, "Cundinazione di salvezza hè cum'è assicuranza: avete unu è vi pudete micca bisognu di micca, ùn avete micca unu è puderebbe bisognu".
A salvezza più bona hè una chì si trova in una locu fìsica diffeenti da l'uriginale. Dopu tuttu, quale hè u puntu di avè duie copii di un schedariu si elli
- sò in u stessu hard drive chì ùn manca?
- in u stessu computer, chì si rouge?
- in u stessu bastimentu chì credendu in terra?
Cundiziunamentu di Web Based
Dopu, facennu un copia di salvezza ùn ha micca esse un cumpagnu oneru è timtera.
Se a sicurità ùn hè micca un prublema - a chjesa hè una lista di i vostri DVD - mandendu email una copia da u web corra in modu chì un còdice persone nantu à u servore hè probabilmente bè.
Se a sicurità hè un prublema, l'almacenamiento web hè sempre una scelta - ancu cù una sucità chì hè spicializata in questa sorte di e cundite un pagamentu per fà.
In u casu di i spreadsheets online, presumibule, i supportu di u prugramiu salvezza i so servori - è questu includi tutti l'infurmazioni di l'utilizatore. Ma per esse seguru, descarca una copia di u schedariu per u vostru urdinatore.
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Ùn aduprate micca Numbers as Headings di a Colonna è ùn anu micca include Unità cù Data
Ùn utilizate e rùbbriche in u cima di e culonni è à l'iniziu di e fila per l'identità di i vostri dati, cumu facenu operazioni cum'è scelta assai più faciule, ma micca utilizate numeri, cum'è - 2012, 2013, è cusì - per fà.
Cumu pò quì sottu in l'imaghjina prima, i tituli di culliglia è di reute chì sò nùmmari nummuli ponu accuncià in casu in i calculi. Se e vostre formule cuntenenu funzioni cum'è:
- AutoSum ,
- AutoMax ,
- AutoAverage .
chì selezziunate automaticamente u varievu di dati per l' argumentu di a funzione.
Di genere, e funzioni suchu primu aspettu per i culonni di numeri nantu à elli quand'elli sò situati è da à a sinistra per una filetta di nùmmari, è qualsiasi inturniati chì sò nùmmari numme seranu ingressu in u livellu selezziunatu.
Nummari usati com'è e rùbbriche randu pò ancu esse mistadinate cum'è altra seria di dati si selezziunate cumu parti di un scogliu per un chjave in quantui cum'è echjuli d'assi.
Formatei numeri in i caghjunori di u risposte cum'è testu o creanu stampati di testi precedendu ogni numeru cù un apostrufu (') - com' 2012 è '2013. L'apostrophe ùn manca micca in a cellula, ma cambia u numeru à l'infurmazioni di u testu.
Mantene unità in i Surghjenti
Ùn fate micca: intria muntagna, temperatura, distanza o altre unità in ogni cellula cù i numeri di data.
Sè vo site, ùn ci hè una bona capacità chì Excel o Google Spreadsheets vedi tutti i vostri dati com'è testu.
Invece, pusite unità in e rùbbriche à u cima di a colonna, chì, cumu avà, vi assicurà chì quelli titre si almenu sò testi è ùn ne micca creatu a prublema discutita supra.
Testu à Left, Numbers à Right
Una manera ràpida di sapè chì sè vo avete u testu o numeru di dati hè di verificà l'alineazione di i dati in una cellula. Per automaticamente, i testi di dati hè allinatu à l'uveru in Excel è Google Spreadsheets è numeri data hè allinatu à diritta in una cellula.
Invece chì sta alchimazione predeterminada pò esse mudificate, u furmatu ùn sò normalment applicati finu à chì e tutte l'infurmazione predeterminata pò dà un indice principale chì quì hè qualcosa à a cumpreta.
Per centu è i simbuli di valuta
I prublemi per ingressu tutti i dati in una spiaggia hè di scrive ghjustu u nùmmuru chjaru è poi furmate a cellula per vede u numeru correlativu - è questu include percentages è di munumenti di valore.
Excel è Google Spreadsheets, in ogni modu, accettanu centu percentuale simbuli chì sò sappiutu in una cellula cumu cù u numiru è i dui rializate ancu i simboli di valuta cumuni, cum'è u signu di dòrica ($) o di u simbulu di libbra in lignu (£) si sò stati inseriti in un cellula cumune cù numeri di data, ma altri simboli di valuta, cum'è u Rand Sudafricano (R), prubleulemi chì anu interpretatu cum'è testu.
Per evitari prublemi prublemi, seguità a pratica megliu esigenti e intérieure l'ingrossu è puderà furmà a cellula per a moeda in quantu à scriviri in u simbulu di valuta.
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Ùn utilizate Cell References e Ranged Nomi in Fórmula
I tarritorii chjamati è e chjamati chjamati sò esse è avè esse usatu in furmulare per fà a più veloce è più faciule di mantene a furmulazione è di l'estensione, u cattivu solu, libera d'errore è data.
- Cell references are a combination of the column letter and row number of a cell - such as A1, B23, and W987 - è sò utilizati per identificà a situazione di dati in una worksheet.
- Un sceltu chjamatu o un nome definitu hè simile à un rifarenza di cellu in questu hè usatu per identificà una cellula o un intervallu di celluli in un worksheet.
Dati in riferimentu in Fórmet
FTP s'utilice in Excel per realizà e calcule - com'è aghjuntu o reste.
Sì i numeri riali sò include in furmuli - cum'è:
= 5 + 3
Ogni vota chì a data cambia - dicenu à u 7 è 6, a furmazione deve esse editatu è i numeri cambiani per chì a formula si face:
= 7 + 6
Sì, invece, i dati hè ingressu in i celeri in a worksheet, e referenze di cile - o alcune di alcune - pò esse usatu in a formula più di i numeri.
Se u numiru 5 hè intrutu in a cell A 1 è 3 in a cell A2, a formula si face:
= A1 + A2
Per aghjurnà a dati, cambia u cuntenutu di e cell A1 è A2, ma a furmazione ferma u listessu; Excel tutale automaticamente a formula di risultati.
L'economie di u tempu è u sforzu si sò più grande cose si a chjesa cuntene furmulazione cumplessi è sete e formule a riferenze a listessa data da chì a dati só deve esse cambiatu in un locu è tutte e formule chì a riferenze sarà aghjurnata.
U utilizazione di e referenze di cèl·lula o rinomina chjamati dinò a vostra chjesa di manera più sicura, postu chì vi permette di prutezzione di e furmulà da i cambiamenti accidintali si abandone e celluli di dati chì cambiani accessìbile.
Puntatu à i Dati
Altra caratteristica di Excel è Google Spreadsheets hè chì permettenu di rinsignà e referenze di cellulare o nomi di scali in furmulamente usendu usu - chì implica di cliccà nant'à una cellula per entre in a riferenza in a formula.
A puntare reduce a possibbiltà d'errrimenti pruvucati per scriviri in a cell reference errata o misspelling un nome di scala.
Utilizà U rangi Nomi per selezziunate Data
Dà una zona di dati relativi un nomu pò fà a più faciule di sceglie l'infurmazioni in l'aghjustà tipi o l'operazioni di filtrazione.
Se u mudellu di una area di data cambia, a varieghja di un nomu pò esse faciule facilmente cù u Manager di Nome .
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Ùn vi lasciate micca i celti chì cuntene furmulieri senza prutezzione
Dopu passà tantu tempu avè ottinutu e so furmulazione currettamente è utilizendu e referenze cellula curretta, assai persone fendu l'errore di quellu chì abbandunà questi formule vulnerable à i cambiamenti accidenzali o intenionale.
Pujendu data in i celi in a worksheet è da quandu referencing e dati in furmuluzzi, permette a caghjunula chì cuntenenu e formule se chjappà è, se ne necessariu, u password hè prutettu per mantene in risque.
À u stessu tempu, i caghjerie chì cuntenenu a dati pò esse sbulitatu in modu chì i cambiamenti pò esse facilmente inseriti per mantene a furmazione data.
A prutezzione di una spiaggia o un libru di travagliu hè un prucessu di dui passos:
- Assicuratevi chì i candechi curati sò chjappi
- Applica l'opzione di una pattighja di prutezione - è se duveru, aghjunghje una password
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Do Sort Your Data
Ùn sceglie i vostri dati dopu avè firmatu accede.
U travagliu cù un quantità chjuchi di data nòbbilita in Excel o Spreadsheets di Google ùn sò micca solu un prublema, ma cum'è una quantità di data aumenta, perciò a diffiurtà à travaglià cun effizenti.
A data ordenata hè più faciule per capiscenu è l'analizamentu è parechji funzioni è utili, cum'è VLOOKUP è SUBTOTAL, necessiteunu data ordenati per rinvià i risultati correcti.
Inoltre, furmendu i vostri dati in modu diffirenti pò fà fà più faciule per dette tendenzi chì ùn sò micca ovvati in prima.
Selecting Data to be sorted
Prima di dati pò esse sindicatu, Excel vole à sapè u listinu esatta chì si tratta di esse ordenatu, è spessu, l'Excel cume abbastanti à sceglie l'arghjera di e dati relativi, finu à quandu hè statu intrutu,
- Ùn ci vole micca signalimenti veschi o culonnii in una zona di dati relativi;
- e rotuli bianchi è colonna sò stati abbandunati trà e richieste di dati rilativi.
Excel ancu hà determinatu, abbastanza accurata, se l'area di data tenia nomi di campu è escludendu di sta fila da i registri per esse ordenatu.
In ogni modu, permetterà Excel per selezziunate l'intervalu per esse ordenatu pò esse risicatu - sopratuttu cù un grande quantità di dati chì sò difficiuli di verificà.
Utilizare nomi à sceglie data
Per assicurà chì a data curretta sia scelta, ponu scurazione di l'intervalu prima di inizià u tipu.
Se u listessu intervallu per esse rializate diversimente, u megghiu passu hè di dà l'aName.
Se un nome hè definitu per a varieghja per esse ordenatu, escrivite u nome in u Box di u nome , o selezziunate da a lista di cullizzioni associate è Excel cresce automaticamente a sana curretta di dati in a worksheet.
Ringhi Oculati è Colunelli è Sorting
E ringleghje oculazione è colonnate di dati ùn sò micca trasfigurati durante a sorte, per quessa, ci vole micca di unhidden prima di u sorte.
Per esempiu, se u fila 7 hè statu agocu, è ghjè una parte di una serie di dati chì hè ordenatu, sarà a fila 7 invece di esse trasladu à a so situazione curretta com'è u risultatu di u tipu.
U stessu passa per e colonna di dati. A categurìa per rivolvi implica torna riordenatu di e colonnate di dati, ma se a Columna B hà ocultazione davanti à u tipu, permanece com a Columna B è ùn pò micca riordine cù l'altri culonni in a varieghja ordenata.
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Tutti i numeri deve esse magazzini com'è numeru
Issue: Verificate chì tutti i numeri sò guardati cum'è numeri. Se i risultati sò micca ciò chì spiecanu, a colonna possa cuntenenti numeri guardati comu testi è micca micca numeri. Per esempiu, un numaru negativu impurtante da certi sistemi contabili o un numeru spertu cù un 'impegnu (apostrophe) sò stati guardati com'è testu.
Quandu sorte rapidamente data cù u buttone AZ o ZA, e cose pò passassi horribly wrong. Se ci hè una fila in bocca o cullizzioni in tutte e dati, una parte di e dati puderà esse ordenatu, mentre chì altri dati si ignorati. Pensa a messe chì avete, sì u nomu è u numiru telefònicu ùn sianu più cù un match, o se ordine per i clienti in male!
A manera più faciule per assicurà chì a varieghja curretta di dati hè sceltu prima di classificà hè di dà un nome.
A secunna supposizioni afecta questu esattamente sorte Excel. Se tenete una sola cellula scelta, Excel estende a selezzione per selezziunate un intervalu (piace pressu in Ctrl + Shift + 8) cunfinata da una o più di culleghji in bocca è fila. Puderete esaminà a prima fila in u gruppu selezziunatu per esse se cuntene l'infurmazione capunanzu o micca.
Questu hè induve a sorte cù l'arnesi di a toolbaru pò esse cusì piccante-a vostra cume (cunvucendu chì avete unu) hanu bisognu di alcune rigoru rigulari per esse Excel per a ricunnosce cum'è un capu. Per esempiu, se ci sò parechji celluli voce in a fila di cume, Excel cume chì ùn hè micca un capu. Cumu a risolse di a fila di calece hè furmatu u listessu chì l'altri rinaghjii in u bandu di dati, pudete micca ricunnosce micca. Questu, si a vostra tabella di dati hè cumprata di u testu è a vostra fila di cume ùn cuntene nunda, ma u testu, l'Excel cresce, quasi tuttu u tempu, ùn capisce a ricetta di a struttura. (A fila looks like another row in Excel).
Sulu doppu avè selezziunatu u listinu è stabilisce s'ellu ci hè una fila di creazione da Excel l'apparenza propiu. Cumu piacevule sò cun u risultu dipende se l'Excel oghje a rifarenza di scatula è a righjunzione di fila di cutoffu. Per esempiu, se Excel ùn pensa chì avete un fila di creazione, è chì fà, u vostru capu hè ordenatu in u corpu di i dati; Questu hè in generale una mala cosa.
Per verificate chì a vostra varietà di dati hè ricunnisciuta bè, utilice u Ctrl + Shift + 8 cumbattutu per vede ciò chì Excel eletta; Questu hè chì serà ordenatu. Se ùn avete micca cù e vostre aspettazione, avete bisognu di mudificà u caratteru di i dati in a vostra tassa, o avete bisognu di selezziunate l'intervalu di dati prima di usà u cartulare di di l'Ordine.
Per verificate chì a vostra intestazione hè ricunnisciuta bè, utilice u Ctrl + Shift + 8 dottore per selezziunate l'intervalu di dati, è guardemu à a prima fila. Se u vostru capitazione hà in branu cellu in quelli chì anu selezionatu in a prima fila, o a prima fila hè furmatu cum'è a seconda fila, o avete più di una fila di cume furmatu, in seguente Excel assume chì ùn avete micca fila di creazione in tuttu. Per cumentà questu, fate cambiamenti in a vostra fila di cume per verificà chì hè ricunnisciutu bè da Excel.
Infine, tutte l'apostoli puderanu esse off if a vostra tabella di dati usa cume multi header. Excel hè un tempu difficultu ricunnosce. Hè compostu u prublema quandu avete da cumincià di includiri fili in tutte cume; Ùn pudere micca fà automaticamente. Pudete, però, sceglie selezziunate tutti i fila chì vulete sorte prima di fà u genaru. In altri termini, esse specifiche in ciò chì vulete sanu Excel; ùn permettenu micca Excel l'appuntamentu per voi.
Dati è Times Guardatu in Textu
Sì i risultati di sorte per a date ùn sianu cum'è aspetta, e dati in a colonna chì cuntenenu a chjave di cundizione pò cuntene date o tempus almacenate cum'è datu di testu, in quantu chì sò numeri (i date è ora sò datu numatti in furmatu).
In l'imagine quì sopra, u recordu per A. Peterson finisci à u fondu di a lista, quandu, basatu nantu à a data d'accumpagnamentu - u 5 di nuvèmmu 2014 -, u recordu deve esse postu nantu à u recordu per A. Wilson, chì ancu hà una data d'accumpagnamentu di u 5 di nuvembre.
A causa di i risultati imprezzani hè chì a data d'accumpagnamentu per A. Peterson hè statu guardatu comu testu, invece cum'è un numaru
Data Mixta è Stagioni Inghilterra.
Quandu u metudu u moddu rapidu di u registratu chì cuntenenu u nummiru di testu è nummiru si sò mischiati inseme, Excel sorts u numeru è e dati di textu per separà - a ghjente u registratu cù l'infurmazioni di u testu à u fondu di a lista ordenata.
L'Excel puderia ancu include l'epistulare in a categurìa in i risultati di classificà - interprete cum'è una altra fila di data di testu, in quantu cum'è u nomu di campu per a tabella di dati.
Sort Warnings - Sort Dialog Box
Comu hè indicatu in l'imagine quì sopra, se u box di dialogu per sorte hè usatu, ancu per sorte nantu à una colonna, Excel ammenta un messagiu chì avete chì hà trottu a data guardata in testu è dà l'scelta à:
Ordine qualcosa chì pari un numiru comu un numaru
Ordine numeri è numeri cullucati cum'è testu per separà
Sceccu sceglite a prima opzione, Excel tènniru d'impunie i dati di u testu in a situazione curretta di i risultati dati.
Sceglite a seconda opzione è Excel cresce i registri chì cuntenenu a data di testi à u fondu di i risultati per sorte, cum'è per fassi cù sorte veloce.